TRAMPOLINHUSETS DATAPOLITIK

Please click here for English
 

– Senest opdateret maj 2018 –

A. Behandling af personlige oplysninger og data

1. Trampolinhuset (TH) respekterer privatlivets fred og ønsker derfor at være så åben som mulig om husets behandling af person data. Trampolinhuset tilslutter sig fuldt ud princippet om, at enhver ejer af data har ret til at få data slettet og ret til at ”blive glemt”.

2. TH arbejder konstant på fuldt ud at opfylde de databeskyttelseskrav, som lovgivningen udstikker. Dette gælder også de seneste ændringer som følger af EU’s persondataforordning. Vi arbejder derfor løbende på at opdatere vores arbejdsprocesser og datapolitik, samt at uddanne vort personale i at håndtere og beskytte persondata på bedste vis. Dette betyder også, at TH drager omsorg for, at videregivelse af data alene finder sted på baggrund af en databehandlingsaftale, hvor 3. mand behandler data på betryggende vis efter lovgivningen krav.

B. Generelle bestemmelser

3. Persondata indsamles og behandles alene efter forudgående tydeligt samtykke fra ejeren.

4. Det er enhver ejers ret, til enhver tid, at kræve egen data helt eller delvist slettet (se dog stk. 6), hvilket også gælder alle tidligere registreringer, at kræve oplyst formål og omfang af behandlingen, kræve indsigt i og berigtigelse eller begrænsning af behandling af egne personoplysninger eller gøre indsigelse mod behandling af sådanne personoplysninger. Det er den pågældende ejers eget ansvar at sørge for, at opdatere sine oplysninger, som f.eks. at opdatere adresse og kortoplysninger, ved henvendelse til TH .

Enhver henvendelse kan ske til den dataansvarlige i artikel 14. TH vil så hurtigt som muligt drage omsorg herfor, og informerer ejeren herom. Kræver behandlingen af den konkrete anmodning mere tid, orienterer TH løbende ejeren om forløbet og forventet tidspunkt for opfyldelse.

5. Det er samtidig enhver ejers ret at kunne indklage TH behandling af data, herunder håndteringen af en anmodning efter disse bestemmelser direkte til datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/).

6. Persondata indsamles, behandles og lagres alene af TH i forbindelse med TH’s virke og formål, og til opfyldes af de specifikke formål, som er angivet i denne politik, herunder til opfyldelses af lovgivningskrav. Persondata opbevares i tid alene så længe at denne data opfylder disse formål. Herefter slettes pågældende data. 

C. Typer og formål af persondata

7. Personoplysninger indsamles alene til følgende formål, og videregives alene for at opfylde disse formål:

a) Donation:

Personoplysninger indsamles:

Persondata (indtastet af bidragsyderen ved donationen og/eller som følge af brug af socialt media ved donation) indeholder navn, cpr-nummer (valgfrit, men kræves hvis skattefradrag ønskes), e-mail adresse, eventuelt fysisk adresse, kontaktoplysninger i relation til sociale medier. Disse oplysninger lagres og behandles med henblik på udsendelse af nyhedsbreve med det formål, at oplyse om TH’s aktuelle aktiviteter, og udsendelse af direkte henvendelser med opfodring til yderligere donationer og støtte af TH’s aktiviteter.

Kreditkortoplysninger behandles til brug for betalinger.

Personoplysninger videregives:

TH kan samkøre e-mail med Facebooks kundekartotek, og det kan oplyses til Facebook, at pågældende ejer har doneret penge til Trampolinhuset eller har tilmeldt sig vores nyhedsbreve.  Denne type profilering kan betyde, at ejeren og øvrige indehavere af sociale medier vil kunne opleve øgede advisering af TH.

Cpr-numre videresendes til SKAT i henhold til skattekontrolloven § 8 Æ, stk. 3 som en betingelse for, at ejeren/bidragsyderen kan opnå skattefradrag i henhold til Ligningslovens §8A (Ejeren bestemmer selv, om hen vil oplyse CPR-nummer og modtage skattefradraget).

b) Rådgivning af asylsøgere:

Dette omfatter individuel rådgivning indenfor:

·       Medicinsk rådgivning

·       Psykologisk rådgivning

·       Børneaktiviteter

·       Kvindegruppen

·       Asylrådgivning

·       Integrationsrådgivning

·       Praktik & Jobs

Dette kan foruden navn, telefon og adresse også omfatte særlige følsomme oplysninger, som efter den konkret sag f.eks. kan relateres til religion, sygdom, seksuel orientering, strafbare forhold, krænkende behandling, politisk overbevisning, m.v. Omfanget og arten af de pågældende data afhænger af den konkrete sag.

Disse oplysninger indsamles alene for konkret behandling af pågældende sag, og videregives alene i afgrænset omfang, hvor dette er et nødvendig led i sagsbehandlingen for at fremme sagens afgørelse i henhold til sagens formål.

c) Deltagelse i TH aktiviteter

Persondata kan indhentes og behandles i forbindelse med deltagelse i husets aktiviteter. Omfanget og arten af de pågældende data afhænger af den konkrete aktivitet. Det kan være oplysninger, som er krævet for at ejeren kan opnå tilskud til transportudgifter m.v. Det kan være navn og telefonnummer på deltagerlister.

Disse oplysninger indsamles alene for konkret behandling, og videregives alene i afgrænset omfang, hvor dette er et sædvanligt eller nødvendig led i behandlingen.  

d) Brug for foto og video

TH vil altid bestræbe sig på, at TH’s fotografering og videooptagelse på husets område kun sker efter forudgående besked og accept af den/dem, som vil optræde på billedet og/eller i videoen. Ved at opholde sig på TH område giver den enkelte besøgende dog samtykke til, at han/hun kan forekomme på fotos og video af THs aktiviteter, som vises officielt i huset eller på THs officielle hjemmeside, sociale medieprofiler, i nyhedsbreve, samt på trykt informationsmateriale med henblik på at informere om og promovere husets aktiviteter. 

e) Medarbejderdata/job + praktikansøgere

Personlige oplysninger, som navn, adresse, telefon, e-mail, cpr-nummer, foto og andre karrieremæssige oplysninger behandles og lagres i forbindelse med job og praktikansøgninger og ansættelser (af både lønnet personale og af frivillige).

I forbindelse med ansøgningsprocessen til job og praktik, behandles ansøgerens oplysninger alene som led i processen og i det nødvendige omfang. Efter endt ansættelsesproces kan CV og ansøgning lagres med henblik på eventuel senere ansættelse, såfremt ansøgeren giver samtykke hertil.

I forbindelse med personale (både lønnet og frivilligt personale herunder praktikanter) opbevares og behandles oplysninger alene som led i de nødvendige administration af ansættelsesforholdet, herunder til opfyldelse af lovkrav. Oplysninger videregives som krævet i lov og/eller følger naturligt af ansættelsesforholdet, f.eks. til brug for SKAT, sygefravær, dagpenge, faglig organisation. Efter endt ansættelse/praktik opbevares persondata i det omfang lovgivningen kræver. Herudover lagres navn og kontaktoplysninger med henblik på eventuel senere kontakt.

D. Samtykke

8. Besøgende på TH officielle hjemmeside og sociale medier bliver mødt med samtykke til brug af cookies og anden mekanisme af registrering af adfærd, som videresender oplysning om det enkelte besøg til 3. mand til brug for markedsanalyser og muligvis profilering.

9. Enhver brug af afgivelse af persondata til TH uanset brug af type af platform og form for kommunikation (sociale medier, officiel hjemmeside, mobiltjenester eller anden brug af virtual eller fysisk medie samt mundtlig kommunikation) kræver forudgående positiv accept af nærværende TH datapolitik. De enkelte samtykker er beskrevet i dette afsnit.

10. TH opbevarer og behandler alene personlig data i henhold til et tydeligt, forudgående og dokumenterbart samtykke. Ethvert samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage af pågældende med anmodning om hel eller delvis sletning af persondata. Tilbagetrækning af samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækning heraf.

11. Anmodning om tilbagetrækning kan ske til den dataansvarlige, se Artikel 14

12. Samtykke i relation til formål:

a) Donation:

Samtykke opnås ved at den pågældende bidragsyder positivt tilkendegiver accept af THs behandling af persondata, herunder nærværende persondatapolitik. Samtidig oplyses pågældende bidragsyder om retten til beskyttelse af egen person data, herunder om muligheden for at anmode om sletning af egen persondata. Samtykke og rettigheder oplyses tydelige i teksten på TH’s officielle hjemmeside og profiler på de sociale medier, og ved hyperlink henvisning til nærværende retningslinjer.

Bidragsydere kan vælge at giver samtykke, at de løbende modtager nyhedsbrev fra Trampolinhuset, hvor der kan forekomme kampagner og markedsføring for at støtte THs sag.

Bidragsydere giver samtykke til, at TH i forbindelse med tilmeldingen til månedlige donationer kontakte den enkelte bidragsyder i forbindelse med donation, og denne henvendelse er nødvendig for donationens gennemførelse. Dette er f.eks. oplysning, når kortoplysninger er ved at udløbe, eller hvis der er andre praktiske forhold i forbindelse med donationen.

Bidragsydere giver samtykke til, at personoplysninger i anonymiseret form kan videregives af TH til 3. mand til brug for datalagring, databehandling, samt profilering og segmentering på sociale medier.

Såfremt en bidragsyder oplyser CPR-nummer til TH, giver bidragsyderen samtidig samtykke til, at TH behandler og videregiver data for at opfylde skattekontrolloven § 8 Æ, stk. 3 som en betingelse, for at pågældende bidragsyder kan opnå skattefradrag. Anmodning om fuld sletning kan betyde, at pågældende bidragsyder ikke vil kunne opnå skattefradrag efter Ligningslovens §8A, idet sletning af persondata i forbindelse med donation betyder, at TH ikke kan indberette efter skattekontrollovens § 8 Æ, stk. 3 for den pågældende. TH indestår ikke for, og påtager sig intet ansvar for, hvorvidt skattefradrag rent faktisk kan opnås som følge af modtagelse af donation eller bidrag.

b) Rådgivning af asylsøgere:

Al rådgivning kræver forudgående skriftligt og tydeligt samtykke til, at TH behandler persondata til det specifikke formål, samt at ejeren forudgående er gjort bekendt med nærværende datapolitik.

Denne rådgivning kan omfatte behandling af særlige følsomme data: Behandling af personoplysninger om racemæssig eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning og fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data for entydigt at identificere en person eller oplysninger om helbredsforhold eller seksuelle forhold og seksuel orientering er forbudt medmindre at ejeren af data forudgående positivt giver skriftligt samtykke til, at TH behandler persondata til et eller flere specifikke formål, samt at ejeren forudgående er gjort bekendt med nærværende datapolitik.

c) Deltagelse i TH aktiviteter

Al deltagelse i aktivister, som betyder, at persondata afgives, kræver forudgående skriftligt og tydeligt samtykke til, at TH behandler persondata til det specifikke formål, samt at ejeren forudgående er gjort bekendt med nærværende datapolitik.

d) Jobansøgere:

Ved ansøgning giver ejeren samtykke til, at TH kan behandle og dele pågældendes persondata alene til brug i forbindelse med ansøgningsprocessen. Ansøgeren anmodes tillige om samtykke til, at TH kan beholde ansøgningen i aflåst skab eller krypteret computer file også i tilfælde af et ikke-succesfuldt resultat som følge af jobrunden. Dette samtykke vil fremgå som del af ansøgningen.

e) Medarbejdere/praktik:

Det angives i medarbejderkontrakten, for lønnet som for ulønnet arbejde, at pågældende giver samtykke til, at TH behandler persondata til brug for lønudbetalinger og andre krav som følger af ansættelsesforholdets natur, samt til at kontaktoplysninger opbevares efter endt ansættelse.

f) Passiv opnåelse af persondata:

Opnår TH passivt kendskab til persondata, vil pågældende data straks blive slettet, medmindre der uden ophold indgås skriftlig aftale med den pågældende ejer om databehandling, hvorved den pågældende ejer gøres opmærksom på sine rettigheder og giver samtykke til databehandling i henhold til TH’s datapolitik.

g) Krav i henhold til lovgivning:

TH behandler data eller videresender data til 3. mand, hvor dette er krævet i lovgivning.

 

E. Ekstern behandling af persondata

13. Data behandles og lagres på eksterne servere alene med følgende formål:

·       MailChimp. Mailsystem til nyhedsbreve.

·       Moonclerk. Betalingssystem for private donationer. TH administrerer Folkebevægelsen for Asylbørns Fremtids hjemmeside og benytter via vores betalingsplatform MoonClerk en donationsformular for Folkebevægelsen.

·       Facebook. TH kan samkøre e-mail med Facebooks kundekartotek, og det kan oplyses til Facebook, at pågældende ejer har doneret penge til TH eller har tilmeldt sig vores nyhedsbreve. TH modtager tilsvarende information om øvrige matchende Facebook kundeprofiler til brug for THs egen advisering.  

·       Squarespace. Hjemmesideudbyder. Webshop. Online formularer f.eks. i forbindelse med opdatering af kortoplysninger og donationsbeløb

·       Stripe. Organiserer betalinger/giver oversigt over betalinger.

·       Dropbox Business. Alene for lagring af data.

·       inMobile. SMS system til brug for masseudsendelse af SMS.

·       Google Analytics. Data over besøgende på vores hjemmeside.

·       Google Drive. ”ticket list” oversigt over asylansøgende praktikanters aktivitetsniveau i huset samt bopælszone.

·       OnlineFundraising. Betalingsplatform. (Planlagt, ej benyttet i dag)

·       Donorfy. Generel kundedatabase. (Planlagt, ej benyttet i dag)

 

F. Interne processer:

14. Dataansvarlig er daglig leder Morten Goll (mortengoll@trampolinehouse.dk). Den dataansvarlige er ansvarlig for at denne politik overholdes. Alle henvendelser og anmodninger i forbindelse med behandlingen af persondata kan ske til den dataansvarlige.

15. TH har en række databehandlere, som er uddannede i databehandling efter denne datapolitik og lovgivningen. Disse er ifølge deres ansættelseskontrakt ansvarlig overfor den dataansvarlige for korrekt efterlevelse.

16. Den dataansvarlige og databehandlerne fører dokumentation for behandlingsaktiviteter under deres ansvar.

17. Samtlige medarbejdere arbejder efter denne datapolitik og bliver løbende uddannet i THs processer og krav vedrørende håndteringen af persondata. Roller og ansvar for databehandlere og den dataansvarlige er tydelige for enhver ansat. Den enkelte databehandler har i aftale med en dataansvarlige fastlagt ansvar og arbejdsproces i forbindelse med behandling af persondata.    

18. Al behandling af persondata er omfattet af fortrolighed, hvilket også gælder ubegrænset efter ophør af ansættelse i TH.

19. TH udarbejder og reviderer årligt en datastrømsanalyse over typer af persondata samt tilhørende behandling og processer, som huset administrerer. Denne analyse giver huset og dets dataansvarlige medarbejdere en god forståelse for behovet for beskyttelse af konkrete typer af data.

20. TH foretager sikker forvaltning af personlig data.

a)     Adgang til databaser med personlige oplysninger er begrænset, og fysiske papirer er opbevaret i aflåste skabe. Adgang er alene mulig for den ansvarlige databehandler og den dataansvarlige.

b)     Skærmbilleder lukkes ned, når den dataansvarlige forlader sin computer. Fysiske parpier læses alene, hvor dette er nødvendigt i en behandling. Herefter aflåses papiret på ny.

c)     Data som ikke længere anvendes efter formål eller samtykke slettes.

G. Datasikkerhed

21. Brud på datasikkerhed

Ved brud på datasikkerheden eller brud på reglerne om datasikkerhed, herunder brud af disse retningslinjer underrettes den dataansvarlige straks. Samtidig sikres så vidt som muligt at bruddet ophører samt at den skete skade minimeres. Ved tvivl om fremgangsmåde, inddrager den pågældende databehandler den dataansvarlige for råd. Den pågældende indehaver af de personlige data underrettes uden ophold med oplysning af skadens karakter, betydning, afværgeforanstaltninger, og information om TH kontaktperson og klagevejledning til Datatilsynet.

I tilfælde af et alvorligt brud underrettes Datatilsynet uden ophold med en plan for, hvordan bruddet afværges og skaden tilendebringes.


Hvis du har spørgsmål om Trampolinhusets datapolitik, kan du kontakte Trampolinhusets Direktør Morten Goll på (+45) 30 91 00 50 eller mortengoll@trampolinehouse.dk.